نظام إدارة المدارس: دليل شامل من القبول حتى بطاقة النتائج

يؤدي مكتب المدرسة المهام نفسها كل عام: قبول الطلاب، وتسجيل الحضور، وإصدار قسائم الرسوم، ومتابعة الرسوم غير المدفوعة، وإدخال الدرجات، وطباعة بطاقات النتائج، ودفع رواتب الموظفين، وإبقاء أولياء الأمور على اطلاع. وعندما تتوزع هذه المهام على سجلات وجداول منفصلة، تُكتب البيانات نفسها مرارًا، ولا يعرف أحد على وجه اليقين أي نسخة هي الصحيحة.

يجمع نظام إدارة المدارس لدينا كل ذلك في مكان واحد. يشرح هذا الدليل طريقة عمله، استنادًا إلى دليل المستخدم الكامل.

نظام واحد للمدرسة كلها

يعمل النظام في متصفح الويب (Chrome أو Edge أو Firefox) على الحاسوب أو الجهاز اللوحي أو الهاتف، فلا حاجة إلى تثبيت أي شيء. ونستضيفه على سحابتنا، أو نثبته على خادم المدرسة الخاص.

يناسب مدرسة واحدة أو مجموعة فروع. لكل فرع رمزه ومديره وتقويمه وإعداداته، بينما يمكن للمالك اختيار «كل الفروع» لرؤية الأرقام المجمعة. وتضبط المدرسة بنفسها الأعوام الدراسية والفصول وبنود الرسوم ونظام التقديرات ونصوص الرسائل، لذلك يناسب المدارس في أي بلد.

من يفعل ماذا

الإعداد الأولي

ينفذ المسؤول قائمة مهام قصيرة مرة واحدة: بيانات المدرسة وشعارها، وبيانات البنك المطبوعة على القسائم، وصيغة رقم القبول، والفروع، والعام الدراسي، والفصول والشعب، والمواد، وحسابات المستخدمين للموظفين، وتعيين المعلمين، وأيام العطلة الأسبوعية والإجازات، وإعداد الرسوم، والطلاب، وإعداد الامتحانات، والموظفين وهيكل الرواتب، والجدول الدراسي، وإعدادات الرسائل. ويمكن استيراد الطلاب وأولياء الأمور الحاليين من قالب Excel، ويُفحص كل صف قبل حفظ أي شيء.

القبول وسجلات الطلاب

يمر القبول بثلاث خطوات: استفسار بموعد متابعة، ثم تسجيل مع اختبار وقرار، ثم قبول يمنح الطالب فصلًا وشعبة ورقم قبول. وإذا كان ولي الأمر مسجلًا من قبل، يُربط الطفل الجديد به تلقائيًا، فيُتعرَّف على الإخوة والأخوات بوصفهم أشقاء.

لكل طالب ملف واحد يضم البيانات الشخصية والصورة وأولياء الأمور والإخوة والمستندات والحضور ودفتر الرسوم. ويُسجل الانسحاب في الملف، وتُصدر شهادتا ترك المدرسة وحسن السيرة والسلوك بأرقامهما الخاصة. ولا تُصدر شهادة ترك المدرسة إلا بعد سداد كل الرسوم المستحقة.

الحضور مع تنبيهات في اليوم نفسه

يفتح معلم الفصل شعبته، ويبدأ الجميع بحالة «حاضر»، فلا يحتاج إلا إلى نقرة لكل طالب من القلة الغائبين أو المجازين أو المتأخرين. وبعد الحفظ، يرسل زر واحد تنبيه غياب عبر WhatsApp إلى ولي أمر كل طالب غائب، دون تكرار الإرسال في اليوم نفسه. ويرى المكتب قائمة يومية بالغائبين مع أرقام الهواتف وكشفًا شهريًا لكل شعبة. ولا يمكن تسجيل الحضور في العطلات الأسبوعية والإجازات، ولا تُحتسب في النسب.

الرسوم والقسائم والتحصيل

إعداد الرسوم

بنود الرسوم، مثل الرسوم الدراسية أو رسوم الامتحان أو رسوم القبول، إما شهرية أو لمرة واحدة، بمبلغ محدد لكل فصل. وتُخصم أنواع الخصومات، مثل خصم الإخوة أو أبناء الموظفين أو التفوق، بنسبة مئوية أو بمبلغ ثابت. ويحدد كل فرع يوم الاستحقاق وغرامة التأخير، إما ثابتة أو يومية بحد أقصى.

قسائم الفرع كله دفعة واحدة

اختر الفرع كله أو فصلًا أو شعبة، وحدد الأشهر، ثم أصدر القسائم. ولا تؤدي إعادة الإصدار أبدًا إلى تحميل أي طالب الرسوم مرتين. وتُستبدل القسيمة السابقة غير المدفوعة ويُرحَّل رصيدها كمتأخرات، فلا يكون على الأسرة إلا قسيمة واحدة تدفعها. وتُطبع كل قسيمة بنسخ البنك والمدرسة والطالب في صفحة واحدة.

التحصيل والمتأخرون عن السداد

تُحصَّل الرسوم برقم القسيمة أو رقم القبول. وتذهب الدفعة الجزئية إلى المتأخرات أولًا، ثم الغرامة، ثم رسوم الشهر. ولا تُعدَّل الإيصالات ولا تُحذف أبدًا، بل يُلغي المسؤول الخطأ بقيد عكسي. وتعرض قائمة المتأخرين عن السداد الأرصدة المتأخرة مع عدد الأشهر المستحقة، ويعطي تقرير التحصيل اليومي الإجمالي لكل طريقة دفع.

الامتحانات وبطاقات النتائج

يُعد المسؤولون فترات الامتحانات بوزنها في النتيجة السنوية، وأوراق الامتحان ودرجاتها، وجدول الامتحانات، ونطاقات التقديرات، ودرجة النجاح. ويُدخل المعلمون درجات موادهم ويحفظونها كمسودات ثم يرسلونها، ويبقى الكشف المرسل مقفلًا ما لم يُلغِ المسؤول قفله. وتعرض النتائج المجاميع والنسبة والتقدير والترتيب في الشعبة والفصل، وتُطبع بطاقات النتائج في ملف PDF واحد. ويؤدي نشر النتيجة إلى إظهارها لأولياء الأمور وقفل الدرجات.

الموظفون والرواتب

تحتفظ سجلات الموظفين بهيكل الراتب مع البدلات والاستقطاعات. وتدخل في حساب الرواتب بيانات حضور الموظفين، وأنواع الإجازات بأرصدتها السنوية، وقاعدة التأخر. وتُسترد السلف بأقساط شهرية. ويحسب المحاسب الرواتب، ويعتمدها المسؤول، وتُطبع كشوف الرواتب وقسائم الراتب بصيغة PDF.

التواصل وبوابة أولياء الأمور

تُرسل الإعلانات إلى الفرع كله أو إلى فصل أو شعبة أو طلاب محددين، ويمكن إرسالها عبر WhatsApp أيضًا برسالة واحدة لكل أسرة. وتُرسل تلقائيًا تذكيرات الرسوم قبل تاريخ الاستحقاق، وتذكيرات المتأخرين عن السداد بعده، ورسائل النتائج، وتُحفظ كل رسالة في سجل الرسائل.

يسجل أولياء الأمور الدخول برقم الجوال، ويرون كل أبنائهم حتى في فروع مختلفة، مع الحضور وقسائم الرسوم للتنزيل وسجل الرسوم والنتائج المنشورة والإعلانات.

الجدول الدراسي والمكتبة والنقل

يُبنى الجدول الدراسي من مواعيد الحصص، ولا يمكن حجز المعلم في فصلين في الوقت نفسه. وفي نهاية العام الدراسي، ينقل الترفيع الفصل كله إلى الفصل التالي، ويُبقي الطلاب الراسبين في فصلهم، ويخرّج الفصل الأخير.

تحتفظ المكتبة بفهرس بأرقام القيد، وتعير الكتب وتستردها، وتفرض غرامات على التأخر في الإرجاع. ويضم النقل الخطوط والمحطات والمركبات والطلاب المشتركين في النقل، مع الفوترة بقسيمة نقل منفصلة أو على قسيمة الرسوم المدرسية.

التقارير وسجل التدقيق

تغطي التقارير أعداد الفصول وقوائم الطلاب والحضور وتحصيل الرسوم وملخص الرسوم لكل فصل والمتأخرين عن السداد والنتائج والموظفين، وتُنزَّل بصيغة Excel أو PDF. وتعرض لوحة المعلومات لكل دور أرقامه، وترى الإدارة العامة جدولًا لكل فرع. ويسجل سجل التدقيق كل تغيير مهم مع المستخدم والقيم القديمة والجديدة.

احجز عرضًا مجانيًا

نُجهّز العرض التوضيحي بفصولك وبنود رسومك وشكل بطاقة النتائج لديك، على سحابتنا أو على خادمك، ونساعدك في استيراد طلابك وإنشاء حسابات أولياء الأمور وتدريب موظفيك.