اسکول مینجمنٹ سسٹم: داخلے سے رپورٹ کارڈ تک مکمل گائیڈ

اسکول آفس ہر سال یہی کام کرتا ہے: طلبہ کا داخلہ، حاضری لگانا، فیس واؤچر بنانا، غیر ادا شدہ فیس کا پیچھا کرنا، نمبر درج کرنا، رپورٹ کارڈ پرنٹ کرنا، اسٹاف کو تنخواہ دینا اور والدین کو باخبر رکھنا۔ جب یہ سب الگ رجسٹروں اور اسپریڈشیٹس میں ہو تو ایک ہی تفصیل بار بار لکھنی پڑتی ہے اور کسی کو یقین نہیں ہوتا کہ کون سی کاپی درست ہے۔

ہمارا اسکول مینجمنٹ سسٹم یہ سب ایک جگہ لے آتا ہے۔ یہ گائیڈ مکمل یوزر مینول کی بنیاد پر بتاتی ہے کہ یہ کیسے کام کرتا ہے۔

پورے اسکول کے لیے ایک سسٹم

سسٹم کمپیوٹر، ٹیبلٹ یا فون پر ویب براؤزر (Chrome، Edge یا Firefox) میں چلتا ہے، اس لیے کچھ انسٹال کرنے کی ضرورت نہیں۔ ہم اسے اپنے کلاؤڈ پر ہوسٹ کرتے ہیں، یا اسکول کے اپنے سرور پر انسٹال کرتے ہیں۔

یہ ایک اسکول یا کیمپسز کے گروپ دونوں کے لیے ہے۔ ہر کیمپس کا اپنا کوڈ، پرنسپل، کیلنڈر اور سیٹنگز ہیں، جبکہ مالک "All campuses" منتخب کر کے مشترکہ اعداد دیکھ سکتے ہیں۔ سیشنز، کلاسز، فیس ہیڈز، گریڈنگ اور پیغامات کے الفاظ اسکول خود سیٹ کرتا ہے، اس لیے یہ ہر ملک کے اسکولوں کے لیے موزوں ہے۔

کون کیا کرتا ہے

ابتدائی سیٹ اپ

ایڈمنسٹریٹر صرف ایک بار ایک مختصر چیک لسٹ مکمل کرتے ہیں: اسکول کی تفصیلات اور لوگو، واؤچر پر چھپنے والی بینک تفصیلات، ایڈمیشن نمبر کا فارمیٹ، کیمپسز، تعلیمی سیشن، کلاسز اور سیکشنز، مضامین، اسٹاف یوزر اکاؤنٹس، اساتذہ کو کلاسز اور مضامین سونپنا، ہفتہ وار چھٹیاں اور تعطیلات، فیس سیٹ اپ، طلبہ، امتحانی سیٹ اپ، اسٹاف اور تنخواہ کا اسٹرکچر، ٹائم ٹیبل اور پیغامات کی سیٹنگز۔ موجودہ طلبہ اور سرپرست Excel ٹیمپلیٹ سے امپورٹ ہو سکتے ہیں، اور کچھ بھی سیو ہونے سے پہلے ہر قطار چیک کی جاتی ہے۔

داخلے اور طلبہ کا ریکارڈ

داخلہ تین مراحل میں ہوتا ہے: فالو اپ تاریخ کے ساتھ انکوائری، ٹیسٹ اور فیصلے کے ساتھ رجسٹریشن، اور داخلہ جس میں طالب علم کو کلاس، سیکشن اور ایڈمیشن نمبر ملتا ہے۔ اگر سرپرست پہلے سے موجود ہو تو نیا بچہ خود بخود اس سے منسلک ہو جاتا ہے، اس طرح ایک ہی گھر کے بچے بہن بھائی کے طور پر پہچان لیے جاتے ہیں۔

ہر طالب علم کا ایک ہی پروفائل ہوتا ہے جس میں ذاتی تفصیلات، تصویر، سرپرست، بہن بھائی، دستاویزات، حاضری اور فیس لیجر ہوتے ہیں۔ ودڈرال (اسکول چھوڑنے) کا اندراج پروفائل پر ہوتا ہے، اور اسکول لیونگ اور کریکٹر سرٹیفکیٹس اپنے الگ نمبرز کے ساتھ جاری ہوتے ہیں۔ لیونگ سرٹیفکیٹ صرف تب جاری ہوتا ہے جب کوئی فیس واجب الادا نہ ہو۔

اسی دن الرٹ کے ساتھ حاضری

کلاس ٹیچر اپنا سیکشن کھولتے ہیں؛ شروع میں سب طلبہ حاضر لگے ہوتے ہیں، اس لیے صرف ان چند طلبہ پر کلک کرنا ہوتا ہے جو غیر حاضر، چھٹی پر یا لیٹ ہوں۔ سیو کرنے کے بعد ایک بٹن ہر غیر حاضر طالب علم کے سرپرست کو WhatsApp پر غیر حاضری الرٹ بھیجتا ہے، اور ایک دن میں دو بار کبھی نہیں۔ آفس کو فون نمبرز کے ساتھ روزانہ غیر حاضر طلبہ کی فہرست اور ہر سیکشن کی ماہانہ شیٹ ملتی ہے۔ ہفتہ وار چھٹیوں اور تعطیلات پر حاضری نہیں لگائی جا سکتی اور یہ دن فیصد میں شمار نہیں ہوتے۔

فیس، واؤچرز اور وصولی

فیس سیٹ اپ

ٹیوشن، امتحان یا داخلہ فیس جیسے فیس ہیڈز ماہانہ یا ایک بار کے ہوتے ہیں، ہر کلاس کی الگ رقم کے ساتھ۔ بہن بھائی، اسٹاف چائلڈ یا میرٹ جیسی رعایتیں فیصد کے حساب سے یا مقررہ رقم کی صورت میں فیس کم کرتی ہیں۔ ہر کیمپس ادائیگی کا آخری دن اور لیٹ فائن سیٹ کرتا ہے، جو مقررہ یا یومیہ ہو سکتا ہے، زیادہ سے زیادہ حد کے ساتھ۔

پورے کیمپس کے واؤچرز ایک ہی بار میں

پورا کیمپس، ایک کلاس یا سیکشن منتخب کریں، مہینے چنیں اور واؤچر بنائیں۔ دوبارہ چلانے پر بھی کسی طالب علم کا بل دو بار نہیں بنتا۔ پچھلے غیر ادا شدہ واؤچر کی جگہ نیا واؤچر لے لیتا ہے اور اس کا بیلنس بقایاجات میں منتقل ہو جاتا ہے، اس لیے خاندان کو ہمیشہ ایک ہی واؤچر ادا کرنا ہوتا ہے۔ ہر واؤچر کی بینک، اسکول اور طالب علم کی کاپیاں ایک ہی صفحے پر چھپتی ہیں۔

وصولی اور ڈیفالٹرز

فیس واؤچر یا ایڈمیشن نمبر سے وصول ہوتی ہے۔ جزوی ادائیگی پہلے بقایاجات، پھر جرمانے، پھر مہینے کی فیس میں جاتی ہے۔ رسیدیں کبھی ایڈٹ یا ڈیلیٹ نہیں ہوتیں؛ غلطی ہو تو ایڈمن رسید ریورس کرتے ہیں۔ ڈیفالٹرز کی فہرست واجب الادا رقم اور بقایا مہینوں کی تعداد دکھاتی ہے، اور روزانہ وصولی رپورٹ ہر ادائیگی کے طریقے کا ٹوٹل دیتی ہے۔

امتحانات اور رپورٹ کارڈز

ایڈمنز امتحانی ٹرمز کو سالانہ نتیجے میں ان کے ویٹیج کے ساتھ، پیپرز اور ان کے نمبر، ڈیٹ شیٹ، گریڈ بینڈز اور پاس مارک سیٹ کرتے ہیں۔ اساتذہ اپنے مضامین کے نمبر درج کرتے ہیں، ڈرافٹ سیو کرتے ہیں اور جمع کرواتے ہیں؛ جمع شدہ شیٹ لاک ہو جاتی ہے جب تک ایڈمن اَن لاک نہ کرے۔ نتائج میں ٹوٹل، فیصد، گریڈ اور سیکشن و کلاس میں پوزیشن ہوتی ہے، اور رپورٹ کارڈ ایک PDF میں پرنٹ ہوتے ہیں۔ نتیجہ شائع کرنے سے وہ والدین کو نظر آتا ہے اور نمبر لاک ہو جاتے ہیں۔

اسٹاف اور پے رول

اسٹاف ریکارڈ میں الاؤنسز اور کٹوتیوں کے ساتھ تنخواہ کا اسٹرکچر ہوتا ہے۔ اسٹاف حاضری، سالانہ کوٹے والی چھٹیاں اور لیٹ کا اصول پے رول میں شامل ہوتے ہیں۔ ایڈوانس ماہانہ قسطوں میں وصول ہوتے ہیں۔ اکاؤنٹنٹ پے رول کیلکولیٹ کرتے ہیں، ایڈمن اسے فائنل کرتے ہیں، اور سیلری شیٹ اور پے سلپس PDF میں پرنٹ ہوتی ہیں۔

رابطہ اور پیرنٹ پورٹل

نوٹسز پورے کیمپس، کلاس، سیکشن یا منتخب طلبہ کو جاتے ہیں اور WhatsApp پر بھی بھیجے جا سکتے ہیں، ہر خاندان کو ایک پیغام۔ ڈیو ڈیٹ سے پہلے فیس یاددہانی، اس کے بعد ڈیفالٹر یاددہانی اور نتائج کے پیغامات خود بخود جاتے ہیں، اور ہر پیغام میسج لاگ میں محفوظ رہتا ہے۔

والدین موبائل نمبر سے سائن اِن کرتے ہیں۔ انہیں اپنے ہر بچے کی تفصیل نظر آتی ہے، چاہے بچے مختلف کیمپسز میں ہوں: حاضری، ڈاؤن لوڈ کے لیے فیس واؤچرز، فیس ہسٹری، شائع شدہ نتائج اور نوٹسز۔

ٹائم ٹیبل، لائبریری اور ٹرانسپورٹ

ٹائم ٹیبل بیل شیڈول سے بنتا ہے، اور کسی ٹیچر کو ایک وقت میں دو کلاسز نہیں دی جا سکتیں۔ سیشن کے آخر میں پروموشن پوری کلاس کو اگلی کلاس میں منتقل کرتا ہے، فیل ہونے والے طلبہ کو اسی کلاس میں روکتا ہے اور آخری کلاس کو گریجویٹ کرتا ہے۔

لائبریری ایکسیشن نمبرز کے ساتھ کیٹلاگ رکھتی ہے، کتابیں جاری اور واپس کرتی ہے، اور دیر سے واپسی پر جرمانہ لگاتی ہے۔ ٹرانسپورٹ میں روٹس، اسٹاپس، گاڑیاں اور سوار طلبہ ہیں، الگ ٹرانسپورٹ واؤچر یا اسکول فیس واؤچر پر بلنگ کے ساتھ۔

رپورٹس اور آڈٹ لاگ

رپورٹس میں کلاس اسٹرینتھ، طلبہ کی فہرست، حاضری، فیس وصولی، کلاس وار فیس خلاصہ، ڈیفالٹرز، نتائج اور اسٹاف شامل ہیں، Excel یا PDF میں ڈاؤن لوڈ کے ساتھ۔ ڈیش بورڈ ہر رول کو اس کے اپنے اعداد دکھاتا ہے، اور ہیڈ آفس کو ہر کیمپس کا الگ جدول نظر آتا ہے۔ آڈٹ لاگ ہر اہم تبدیلی یوزر اور پرانی و نئی ویلیو کے ساتھ ریکارڈ کرتا ہے۔

مفت ڈیمو بک کریں

ہم ڈیمو آپ کی اپنی کلاسز، فیس ہیڈز اور رپورٹ کارڈ فارمیٹ کے ساتھ تیار کرتے ہیں، ہمارے کلاؤڈ یا آپ کے سرور پر، اور طلبہ امپورٹ کرنے، پیرنٹ لاگ اِن بنانے اور اسٹاف کی تربیت میں مدد کرتے ہیں۔