GSTechSys-POS: دليل شامل لنظام نقاط البيع للمطاعم والوجبات السريعة

في المطعم المزدحم أجزاء كثيرة تتحرك معًا: طابور عند الكاشير، وضيوف ينتظرون على الطاولات، وطلبات تتراكم في المطبخ، وسائقو توصيل يخرجون بالطلبات، وفي نهاية اليوم درج مليء بالنقود يجب أن يطابق المبيعات. يجمع GSTechSys-POS كل ذلك في نظام واحد يعمل على أجهزة Windows عادية وطابعات حرارية عادية.

يشرح هذا الدليل ما يقدمه البرنامج، استنادًا إلى دليل المستخدم الكامل. ويمكنك أيضًا تنزيل الدليل الكامل المكون من 18 صفحة (PDF).

مصمم للمطاعم في أي بلد

لا يرتبط GSTechSys-POS ببلد واحد. فكل محل يضبط قواعده بنفسه، لذلك يناسبك أينما كان نشاطك:

• الضريبة. أي عدد من فئات الضريبة بنسبك الخاصة، سواء سماها بلدك ضريبة المبيعات أو ضريبة القيمة المضافة أو GST. ويمكن تحديد نسبة أقل للدفع بالبطاقة إذا نص القانون على ذلك، كما يمكن أن تشمل الأسعار الضريبة أو لا تشملها.
• بيانات النشاط. يُطبع اسمك وعنوانك وهاتفك وبريدك الإلكتروني وأرقام تسجيلك الضريبي (مثل الرقم الضريبي لضريبة القيمة المضافة) على كل إيصال.
• الأسعار والرسوم. أسعارك الخاصة ورسوم الخدمة ورسوم التوصيل والتقريب إلى 1 أو 5 أو 10 وحدات من العملة.
• طرق الدفع. النقد والبطاقة والمحفظة الإلكترونية والتحويل البنكي وحساب العميل ونقاط الولاء.
• اللغة. واجهات بالإنجليزية والعربية والأردية، تُختار لكل جهاز ولكل مستخدم، مع عرض العربية والأردية من اليمين إلى اليسار.
• الفوترة الإلكترونية. الإرسال الفوري إلى الجهة الضريبية مُهيأ في البرنامج ويمكن إضافته لبلدك.

كيف يعمل

جهاز واحد هو الخادم. يحتفظ بقاعدة البيانات التي تضم القائمة والطلبات والمدفوعات والمخزون والإعدادات، ويطبق قواعد العمل: الأسعار والضريبة والترقيم وخصم المخزون. أما كل كاشير آخر فهو عميل يعرض الشاشات نفسها، فترى جميع نقاط البيع دائمًا القائمة والطاولات والطلبات نفسها.

لا تحتاج الهواتف والأجهزة اللوحية وأجهزة التلفاز إلى أي تثبيت، إذ تفتح GSTechSys-POS في متصفح الويب، مما يجعلها مثالية للنُّدُل ولشاشة المطبخ. وعندما يرسل الكاشير طلبًا، تعرضه شاشة المطبخ خلال ثانية، وعندما يحدده المطبخ بأنه جاهز، تظهر عبارة "الطلب جاهز" على كل نقاط البيع.

البدء

ما تحتاج إليه

• جهاز يعمل بنظام Windows 10 أو 11 بإصدار 64 بت وذاكرة 4 غيغابايت أو أكثر (الشاشة اللمسية اختيارية).
• شبكة داخل المحل (سلكية أو Wi-Fi) إذا كنت تستخدم أكثر من جهاز.
• أي طابعة إيصالات حرارية تدعم ESC/POS بعرض 80 مم أو 58 مم، عبر USB أو الشبكة أو المنفذ التسلسلي.
• اختياري: درج نقود، وقارئ باركود، وشاشة عرض للعميل، أو شاشة ثانية لعرض الطلب للعميل.

التشغيل الأول

ثبّت GSTechSys-POS على كل جهاز. على جهاز الكاشير الرئيسي اختر Server وأكمل معالج الإعداد: اللغة، وملف النشاط (بما في ذلك الاسم بالخط العربي أو الأردي وأرقامك الضريبية)، وحساب المسؤول. أما الأجهزة الأخرى فتختار Client وتضغط Find servers.

بعد ذلك اضبط نسب الضريبة والإعدادات العامة وشعار المحل، وأضف قائمتك (أو استوردها من Excel، أو حمّل القائمة التجريبية لتجربة البرنامج)، وأضف الموظفين مع أرقامهم السرية، واضبط الطابعات. معظم المحلات تبدأ البيع في اليوم نفسه.

المستخدمون والأدوار والورديات

يسجل الموظفون الدخول باسم المستخدم وكلمة المرور، أو بالنقر على أسمائهم وإدخال رقم سري من 4 إلى 6 أرقام. وتشمل الأدوار الجاهزة المسؤول والمدير والكاشير والنادل والمطبخ، ويمكن للمسؤولين إنشاء أدوارهم الخاصة.

تحتاج الإجراءات الحساسة إلى مدير حتى عندما ينفذها الكاشير: إلغاء صنف أُرسل إلى المطبخ، أو خصم يتجاوز الحد، أو استرداد، أو إعادة طباعة إيصال مدفوع، أو فرق نقدي كبير عند الإغلاق، أو فتح الدرج دون عملية بيع. يُدخل المدير رقمه السري، وتُسجَّل الموافقة في سجل التدقيق باسمه.

الوردية هي جلسة كاشير واحدة على نقطة بيع واحدة. تبدأ برصيد افتتاحي، وتسجل النقد الداخل والخارج خلال اليوم، وتتيح تقرير X في أي وقت، وتنتهي بإغلاق بعد عدّ النقود وتقرير Z. ويمتد يوم العمل من وقت فاصل (04:00 افتراضيًا)، فتُحسب مبيعات آخر الليل للمساء الذي تنتمي إليه.

البيع عند الكاشير وعلى الطاولات

البيع السريع

البيع السريع (Quick Sale) هو شاشة الكاشير السريعة. امسح الباركود، أو اكتب رمز الصنف، أو انقر على صورة الصنف. الأصناف ذات الأحجام أو الإضافات أو العروض تفتح نافذة اختيار. بدّل بين الطلب الخارجي والتوصيل من الأعلى، وطبّق الخصم، وعلّق البيع واستدعه لاحقًا، ثم استلم الدفع بلوحة أرقام النقد. يظهر الباقي بأرقام كبيرة ويبدأ بيع جديد تلقائيًا.

شاشة المطعم: داخل المطعم والطلب الخارجي والتوصيل

صُممت شاشة المطعم للطاولات والمطبخ. اختر الطاولة وعدد الضيوف، وأضف الأصناف، واضغط Send لإرسالها إلى المطبخ. يمكن إرسال جولات أخرى في أي وقت، وتُدفع الفاتورة بعد أن ينتهي الضيوف من الأكل. ويمكنك أيضًا طباعة الفاتورة، وتقسيمها، ونقل الطلب إلى طاولة أخرى، ودمج الطلبات، أو تعليق الطلب. وتعرض شاشة الطاولات حالة كل طاولة بالألوان: فارغة، أو مشغولة، أو طُبعت فاتورتها.

المدفوعات والإيصالات والمرتجعات

يمكن دفع الفاتورة الواحدة بعدة طرق، مثل جزء بالبطاقة وجزء نقدًا. وتُسجَّل المبيعات الآجلة على حساب العميل ضمن حد الائتمان الخاص به، ويمكن استخدام نقاط الولاء للدفع. وكل دفعة محمية من الخصم المزدوج.

يحمل الإيصال شعارك وبيانات نشاطك وأرقامك الضريبية، وكل صنف مع علامة الضريبة، والخصومات، ورسوم الخدمة والتوصيل، والتقريب، والمدفوعات والباقي. أرقام الفواتير فريدة ومتسلسلة عبر جميع نقاط البيع. وعند الاسترداد تُختار الأصناف والسبب وطريقة الاسترداد وما إذا كان المخزون سيعود، ويتطلب ذلك الرقم السري للمدير.

شاشة المطبخ وطابعات المطبخ

ينتمي كل صنف في القائمة إلى محطة مطبخ، مثل المطبخ أو الشواية أو المشروبات. وعند إرسال الطلب، تحصل كل محطة على تذكرتها على طابعتها الخاصة، ويمكن أيضًا طباعة قسيمة مطبخ على طابعة الكاشير.

تعمل شاشة المطبخ على أي تلفاز أو جهاز لوحي أو حاسوب. تتحول التذاكر إلى اللون الأصفر بعد وقت التنبيه وإلى الأحمر عند التأخر. يحدد الطهاة الأصناف عند الانتهاء منها، ويضغطون Ready لإبلاغ نقاط البيع وشاشة العميل، ثم Bump لإزالة التذكرة عندما يخرج الطعام من المطبخ.

التوصيل والعملاء والولاء

يُعثر على عملاء التوصيل برقم الهاتف مع عناوينهم المحفوظة. وتتابع لوحة التوصيل كل طلب من جديد إلى قيد التحضير ثم جاهز ثم خرج للتوصيل ثم تم التسليم، وتسأل عن السائق الذي سيأخذ كل طلب. وعند عودة السائقين تُسجَّل نقودهم في الوردية، ويعرض تبويب التسوية ما بقي على كل سائق.

يمكن أن يكون للعملاء حدود ائتمان وكشوف حساب قابلة للطباعة ومدفوعات تُستلم في الوردية الحالية. وتُكتسب نقاط الولاء حسب المبلغ المنفق ويمكن استبدالها فوق حد أدنى.

القائمة والمخزون والمصروفات

تدعم القائمة الأسماء بالإنجليزية والأردية، والصور، وأسعارًا منفصلة لداخل المطعم والطلب الخارجي والتوصيل، والأحجام والإضافات، والعروض المجمعة، وتحديد الأصناف النافدة، وقواعد الأسعار لساعات التخفيض أو لأيام محددة. ويمكن تصدير القائمة كاملة إلى Excel وتعديلها واستيرادها مرة أخرى.

يربط المخزون أصناف القائمة بـالوصفات، فيخصم كل بيع المكونات تلقائيًا. وتحدّث المشتريات من الموردين متوسط التكلفة، وتحافظ قيود الهدر والتسويات والجرد على دقة الأرقام. وتُسجَّل مصروفات المحل مثل الإيجار والغاز والرواتب حسب الفئة مع صورة الفاتورة.

لوحة المعلومات والتقارير

تعرض لوحة المعلومات مبيعات اليوم مقارنة باليوم نفسه من الأسبوع الماضي، والطلبات، ومتوسط الفاتورة، والمبيعات حسب الساعة، وأكثر الأصناف مبيعًا، والطلبات المفتوحة، وتذاكر المطبخ المنتظرة، والمخزون المنخفض. وتغطي تسعة عشر تقريرًا المبيعات والأصناف والفئات والموظفين والضريبة والاستثناءات والورديات والمخزون ومستحقات العملاء والمبالغ المستحقة للموردين والمصروفات والأرباح والخسائر. ويمكن طباعة كل تقرير أو حفظه بصيغة PDF أو Excel أو CSV.

الطابعات والنسخ الاحتياطي والأمان

يُطبع النص الأردي والشعار كصور، لذا تطبعهما أي طابعة ESC/POS بشكل صحيح. وإذا تعطلت طابعة المطبخ، تظهر رسالة تحذير على كل الشاشات ويمكن إعادة طباعة التذكرة.

تُنشأ نسخة احتياطية تلقائيًا كل يوم ويُحتفظ بآخر 30 نسخة. ويمكنك أيضًا تحديد مجلد نسخ احتياطي ثانٍ على ذاكرة USB أو جهاز آخر، واستعادة كل شيء على جهاز خادم جديد إذا تعطل القديم.

تُخزَّن كلمات المرور والأرقام السرية بتجزئة آمنة، ويُتحقق من صلاحيات المستخدم على الخادم في كل طلب، وتُسجَّل الإجراءات المهمة مثل الموافقات والإلغاءات والمرتجعات وإعادة الطباعة وتغيير الإعدادات في سجل التدقيق.

التجربة المجانية والترخيص

تبدأ كل عملية تثبيت بتجربة كاملة لمدة 30 يومًا بجميع الميزات. وعند انتهاء التجربة تتوقف المبيعات الجديدة حتى يُدخل مفتاح الترخيص، لكن التقارير والقائمة والإعدادات والنسخ الاحتياطية تظل تعمل، فلا تضيع أي بيانات. الترخيص مرتبط بجهاز الخادم، وتُثبَّت التحديثات على الخادم أولًا، ثم تعرض أجهزة الكاشير الأخرى تحديث نفسها.