GSTechSys-POS: ریسٹورنٹ اور فاسٹ فوڈ POS کی مکمل گائیڈ

ایک مصروف ریسٹورنٹ میں بہت سے کام ایک ساتھ چلتے ہیں: کاؤنٹر پر قطار، ٹیبلز پر انتظار کرتے مہمان، کچن میں جمع ہوتے آرڈرز، ڈیلیوری لے کر نکلتے رائیڈرز، اور دن کے آخر میں کیش سے بھرا دراز جو سیلز سے میچ ہونا چاہیے۔ GSTechSys-POS یہ سب ایک ہی سسٹم میں لے آتا ہے جو عام Windows کمپیوٹرز اور تھرمل پرنٹرز پر چلتا ہے۔

یہ گائیڈ مکمل یوزر مینول کی بنیاد پر بتاتی ہے کہ سافٹ ویئر کیا کرتا ہے۔ آپ 18 صفحات کا مکمل مینول (PDF) ڈاؤن لوڈ بھی کر سکتے ہیں۔

ہر ملک کے ریسٹورنٹس کے لیے

GSTechSys-POS کسی ایک ملک تک محدود نہیں۔ ہر شاپ اپنے اصول خود سیٹ کرتی ہے، اس لیے یہ وہیں فٹ ہوتا ہے جہاں آپ کاروبار کرتے ہیں:

• ٹیکس۔ اپنے ریٹس کے ساتھ جتنی چاہیں ٹیکس کیٹیگریز، چاہے آپ کے ملک میں اسے سیلز ٹیکس کہا جائے، VAT یا GST۔ جہاں قانون میں ہو وہاں کارڈ ادائیگی کے لیے کم ریٹ رکھا جا سکتا ہے، اور قیمتیں ٹیکس سمیت یا ٹیکس کے بغیر ہو سکتی ہیں۔
• کاروبار کی تفصیلات۔ آپ کا نام، پتہ، فون، ای میل اور ٹیکس رجسٹریشن نمبرز (مثلاً VAT یا GST نمبر) ہر رسید پر پرنٹ ہوتے ہیں۔
• قیمتیں اور چارجز۔ آپ کی اپنی قیمتیں، سروس چارج، ڈیلیوری چارج، اور 1، 5 یا 10 کرنسی یونٹس تک راؤنڈنگ۔
• ادائیگی کے طریقے۔ کیش، کارڈ، موبائل والیٹ، بینک ٹرانسفر، کسٹمر اکاؤنٹ اور لائلٹی پوائنٹس۔
• زبان۔ انگریزی، عربی اور اردو اسکرینز، ہر کمپیوٹر اور ہر یوزر کے لیے الگ، اور عربی و اردو دائیں سے بائیں۔
• ای انوائسنگ۔ ٹیکس اتھارٹی کو ریئل ٹائم رپورٹنگ سافٹ ویئر میں تیار ہے اور آپ کے ملک کے لیے شامل کی جا سکتی ہے۔

یہ کیسے کام کرتا ہے

ایک کمپیوٹر سرور ہوتا ہے۔ اس میں ڈیٹا بیس رہتا ہے جس میں مینو، آرڈرز، ادائیگیاں، اسٹاک اور سیٹنگز ہوتی ہیں، اور یہی کاروباری اصول لاگو کرتا ہے: قیمتیں، ٹیکس، نمبرنگ اور اسٹاک کی کٹوتی۔ باقی ہر کاؤنٹر کلائنٹ ہوتا ہے جو وہی اسکرینز دکھاتا ہے، اس لیے تمام کاؤنٹرز ہمیشہ ایک جیسا مینو، ٹیبلز اور آرڈرز دیکھتے ہیں۔

فونز، ٹیبلٹس اور ٹی وی پر کچھ انسٹال کرنے کی ضرورت نہیں۔ وہ GSTechSys-POS کو ویب براؤزر میں کھولتے ہیں، جو ویٹرز اور کچن اسکرین کے لیے بہترین ہے۔ جب کاؤنٹر آرڈر بھیجتا ہے تو کچن اسکرین ایک سیکنڈ میں اسے دکھا دیتی ہے، اور جب کچن اسے تیار کر دیتا ہے تو ہر کاؤنٹر پر "آرڈر تیار ہے" نظر آتا ہے۔

شروع کیسے کریں

آپ کو کیا چاہیے

• 64 بٹ Windows 10 یا 11 والا کمپیوٹر، 4 GB RAM یا زیادہ (ٹچ اسکرین اختیاری)۔
• ایک سے زیادہ کمپیوٹر ہوں تو شاپ کا نیٹ ورک (کیبل یا Wi-Fi)۔
• کوئی بھی ESC/POS تھرمل رسید پرنٹر، 80 ملی میٹر یا 58 ملی میٹر، USB، نیٹ ورک یا سیریل کے ذریعے۔
• اختیاری: کیش دراز، بارکوڈ اسکینر، پول ڈسپلے، یا کسٹمر ڈسپلے کے لیے دوسرا مانیٹر۔

پہلی بار شروع کرنا

ہر کمپیوٹر پر GSTechSys-POS انسٹال کریں۔ مین کاؤنٹر پر Server منتخب کریں اور سیٹ اپ وزرڈ مکمل کریں: زبان، کاروبار کی پروفائل (اردو یا عربی رسم الخط میں نام اور آپ کے ٹیکس نمبرز سمیت) اور ایڈمنسٹریٹر اکاؤنٹ۔ باقی کاؤنٹرز Client منتخب کر کے Find servers پر کلک کرتے ہیں۔

پھر ٹیکس ریٹس، جنرل سیٹنگز اور شاپ کا لوگو سیٹ کریں، اپنا مینو شامل کریں (یا Excel سے امپورٹ کریں، یا آزمانے کے لیے ڈیمو مینو لوڈ کریں)، عملے کو PIN کے ساتھ شامل کریں اور پرنٹرز سیٹ کریں۔ زیادہ تر شاپس اسی دن سیلز شروع کر دیتی ہیں۔

یوزرز، رولز اور شفٹس

عملہ یوزر نیم اور پاس ورڈ سے لاگ ان کرتا ہے، یا اپنے نام پر ٹیپ کر کے 4 سے 6 ہندسوں کا PIN درج کرتا ہے۔ پہلے سے بنے رولز میں ایڈمن، مینیجر، کیشیئر، ویٹر اور کچن شامل ہیں، اور ایڈمن اپنے رولز بھی بنا سکتے ہیں۔

حساس کاموں کے لیے مینیجر کی منظوری ضروری ہے، چاہے کیشیئر انہیں کر رہا ہو: کچن کو بھیجی گئی آئٹم ہٹانا، حد سے زیادہ ڈسکاؤنٹ، ریفنڈ، ادا شدہ رسید دوبارہ پرنٹ کرنا، کلوزنگ پر کیش کا بڑا فرق، یا بغیر سیل کے دراز کھولنا۔ مینیجر اپنا PIN درج کرتا ہے اور منظوری اس کے نام کے ساتھ آڈٹ لاگ میں درج ہو جاتی ہے۔

شفٹ ایک کاؤنٹر پر ایک کیشیئر کا سیشن ہے۔ یہ اوپننگ فلوٹ سے شروع ہوتی ہے، دن بھر کیش اِن اور کیش آؤٹ ریکارڈ کرتی ہے، کسی بھی وقت X رپورٹ دیتی ہے، اور کیش گننے کے بعد کلوزنگ اور Z رپورٹ پر ختم ہوتی ہے۔ کاروباری دن ایک کٹ آف ٹائم (ڈیفالٹ 04:00) سے شروع ہوتا ہے، اس لیے رات گئے کی سیلز اسی شام میں گنی جاتی ہیں جس سے ان کا تعلق ہے۔

کاؤنٹر اور ٹیبلز پر سیلز

کوئیک سیل

کوئیک سیل تیز کاؤنٹر اسکرین ہے۔ بارکوڈ اسکین کریں، آئٹم کوڈ لکھیں یا تصویر والی ٹائل پر ٹیپ کریں۔ سائز، ایکسٹرا یا ڈیل والی آئٹمز کے لیے انتخاب کی ونڈو کھلتی ہے۔ اوپر سے ٹیک اوے اور ڈیلیوری میں تبدیل کریں، ڈسکاؤنٹ لگائیں، سیل کو روک کر بعد میں واپس لائیں، پھر کیش کی پیڈ سے ادائیگی لیں۔ بقایا بڑے ہندسوں میں دکھایا جاتا ہے اور نئی سیل خود بخود شروع ہو جاتی ہے۔

ریسٹورنٹ POS: ڈائن اِن، ٹیک اوے اور ڈیلیوری

ریسٹورنٹ اسکرین ٹیبلز اور کچن کے لیے بنی ہے۔ ٹیبل اور مہمانوں کی تعداد منتخب کریں، آئٹمز شامل کریں، اور کچن کو بھیجنے کے لیے Send دبائیں۔ مزید راؤنڈ کسی بھی وقت بھیجے جا سکتے ہیں، اور بل مہمانوں کے کھانا ختم کرنے پر ادا ہوتا ہے۔ آپ بل پرنٹ کر سکتے ہیں، اسے تقسیم کر سکتے ہیں، آرڈر دوسری ٹیبل پر منتقل کر سکتے ہیں، آرڈرز ملا سکتے ہیں یا آرڈر ہولڈ کر سکتے ہیں۔ ٹیبلز اسکرین ہر ٹیبل کی حالت رنگ سے دکھاتی ہے: خالی، مصروف، یا بل پرنٹ ہو چکا۔

ادائیگیاں، رسیدیں اور ریفنڈ

ایک بل کئی طریقوں سے ادا ہو سکتا ہے، مثلاً کچھ کارڈ سے اور کچھ کیش میں۔ ادھار سیلز کسٹمر کے اکاؤنٹ میں اس کی کریڈٹ حد تک جاتی ہیں، اور لائلٹی پوائنٹس سے ادائیگی ہو سکتی ہے۔ ہر ادائیگی ڈبل چارج ہونے سے محفوظ ہے۔

رسید پر آپ کا لوگو اور کاروبار کی تفصیلات، ٹیکس نمبرز، ٹیکس نشان کے ساتھ ہر آئٹم، ڈسکاؤنٹ، سروس اور ڈیلیوری چارجز، راؤنڈنگ، ادائیگیاں اور بقایا ہوتے ہیں۔ انوائس نمبرز تمام کاؤنٹرز پر منفرد اور مسلسل ہوتے ہیں۔ ریفنڈ میں آئٹمز، وجہ، طریقہ اور اسٹاک واپس جانے یا نہ جانے کا انتخاب ہوتا ہے، اور اس کے لیے مینیجر کا PIN درکار ہے۔

کچن اسکرین اور کچن پرنٹرز

مینو کی ہر آئٹم کسی کچن اسٹیشن سے منسلک ہوتی ہے، جیسے کچن، گرل یا ڈرنکس۔ آرڈر بھیجنے پر ہر اسٹیشن کو اس کے اپنے پرنٹر پر ٹکٹ ملتا ہے، اور کاؤنٹر پرنٹر پر کچن سلپ بھی پرنٹ ہو سکتی ہے۔

کچن اسکرین کسی بھی ٹی وی، ٹیبلٹ یا کمپیوٹر پر چلتی ہے۔ وارننگ ٹائم کے بعد ٹکٹ پیلے اور تاخیر پر سرخ ہو جاتے ہیں۔ باورچی آئٹم مکمل ہونے پر اسے ٹک کرتے ہیں، کاؤنٹرز اور کسٹمر ڈسپلے کو بتانے کے لیے Ready دباتے ہیں، اور کھانا کچن سے نکلنے پر ٹکٹ کو Bump کرتے ہیں۔

ڈیلیوری، کسٹمرز اور لائلٹی

ڈیلیوری کسٹمرز فون نمبر سے محفوظ پتوں سمیت مل جاتے ہیں۔ ڈیلیوری بورڈ ہر آرڈر کو نیا، تیاری میں، تیار، ڈیلیوری کے لیے روانہ اور ڈیلیور شدہ تک ٹریک کرتا ہے، اور پوچھتا ہے کہ کون سا رائیڈر آرڈر لے جائے گا۔ رائیڈرز کی واپسی پر ان کا کیش شفٹ میں درج ہوتا ہے، اور سیٹلمنٹ ٹیب دکھاتا ہے کہ ہر رائیڈر پر ابھی کتنا باقی ہے۔

کسٹمرز کی کریڈٹ حد، پرنٹ ہونے والی اسٹیٹمنٹ اور موجودہ شفٹ میں وصول ہونے والی ادائیگیاں ہو سکتی ہیں۔ لائلٹی پوائنٹس خرچ کی گئی رقم پر ملتے ہیں اور ایک کم از کم حد سے اوپر استعمال کیے جا سکتے ہیں۔

مینو، اسٹاک اور اخراجات

مینو میں انگریزی اور اردو نام، تصاویر، ڈائن اِن، ٹیک اوے اور ڈیلیوری کی الگ قیمتیں، سائز اور ایکسٹرا، کومبو ڈیلز، ختم شدہ آئٹم کا نشان، اور ہیپی آورز یا مخصوص دنوں کے لیے پرائس رولز شامل ہیں۔ پورا مینو Excel میں ایکسپورٹ کر کے ایڈٹ کیا اور واپس امپورٹ کیا جا سکتا ہے۔

انوینٹری مینو آئٹمز کو ریسیپیز سے جوڑتی ہے، اس لیے ہر سیل پر اجزا خود بخود اسٹاک سے کم ہو جاتے ہیں۔ سپلائرز سے خریداری اوسط لاگت اپ ڈیٹ کرتی ہے، اور ضیاع، ایڈجسٹمنٹ اور اسٹاک گنتی سے حساب درست رہتا ہے۔ کرایہ، گیس اور تنخواہوں جیسے اخراجات کیٹیگری کے حساب سے بل کی تصویر کے ساتھ درج ہوتے ہیں۔

ڈیش بورڈ اور رپورٹس

ڈیش بورڈ آج کی سیلز کا پچھلے ہفتے کے اسی دن سے موازنہ، آرڈرز، اوسط بل، گھنٹہ وار سیلز، سب سے زیادہ بکنے والی آئٹمز، کھلے آرڈرز، انتظار میں کچن ٹکٹس اور کم اسٹاک دکھاتا ہے۔ انیس رپورٹس سیلز، آئٹمز، کیٹیگریز، عملہ، ٹیکس، استثنائی کام، شفٹس، اسٹاک، کسٹمر واجبات، سپلائر ادائیگیاں، اخراجات اور نفع و نقصان کا احاطہ کرتی ہیں۔ ہر رپورٹ پرنٹ کی جا سکتی ہے یا PDF، Excel یا CSV میں محفوظ کی جا سکتی ہے۔

پرنٹرز، بیک اپ اور سیکیورٹی

اردو متن اور لوگو تصویر کی صورت میں پرنٹ ہوتے ہیں، اس لیے کوئی بھی ESC/POS پرنٹر انہیں درست پرنٹ کرتا ہے۔ اگر کچن پرنٹر خراب ہو تو ہر اسکرین پر وارننگ آتی ہے اور ٹکٹ دوبارہ پرنٹ کیا جا سکتا ہے۔

ہر روز خود بخود بیک اپ بنتا ہے اور آخری 30 محفوظ رہتے ہیں۔ آپ USB ڈرائیو یا دوسرے کمپیوٹر پر دوسرا بیک اپ فولڈر بھی سیٹ کر سکتے ہیں، اور پرانا سرور خراب ہونے پر نئے سرور کمپیوٹر پر سب کچھ بحال کر سکتے ہیں۔

پاس ورڈز اور PIN محفوظ ہیش کی صورت میں رکھے جاتے ہیں، ہر درخواست پر سرور یوزر کی اجازتیں چیک کرتا ہے، اور منظوری، آئٹم ہٹانے، ریفنڈ، دوبارہ پرنٹ اور سیٹنگز کی تبدیلی جیسے اہم کام آڈٹ لاگ میں درج ہوتے ہیں۔

مفت ٹرائل اور لائسنس

ہر انسٹالیشن تمام فیچرز کے ساتھ 30 دن کے مکمل ٹرائل سے شروع ہوتی ہے۔ ٹرائل ختم ہونے پر لائسنس کوڈ درج ہونے تک نئی سیلز رک جاتی ہیں، لیکن رپورٹس، مینو، سیٹنگز اور بیک اپ چلتے رہتے ہیں، اس لیے کوئی ڈیٹا ضائع نہیں ہوتا۔ لائسنس سرور کمپیوٹر سے منسلک ہوتا ہے، اور اپ ڈیٹس پہلے سرور پر انسٹال ہوتی ہیں، جس کے بعد کلائنٹ کاؤنٹرز خود کو اپ ڈیٹ کرنے کی پیشکش کرتے ہیں۔