نظام إدارة المستشفيات: دليل شامل من الاستقبال حتى الخروج

يقوم عمل المستشفى على التسليم والتسلّم. فالاستقبال يسلّم المريض إلى الممرض، والممرض إلى الطبيب، والطبيب إلى الصيدلية والمختبر والأجنحة، وكل واحد منهم يضيف رسومًا يجب أن تحصّلها الفوترة وتسجلها الحسابات. وعندما يحتفظ كل قسم بسجله الخاص، تُكتب البيانات مرارًا وتكرارًا، وتضيع النتائج، وتفلت الرسوم عند الخروج.

يحتفظ نظام إدارة المستشفيات لدينا بملف واحد لكل مريض، من الاستقبال حتى الخروج. يشرح هذا الدليل طريقة عمله، استنادًا إلى دليل المستخدم الكامل.

ملف واحد لكل مريض

يُسجَّل المريض مرة واحدة ويحصل على رقم الملف الطبي (MR). وتُربط كل زيارة ووصفة وفحص وتنويم وفاتورة بهذا الملف، فيستطيع أي شخص مخوَّل رؤية التاريخ الكامل في مكان واحد. ويعمل النظام في متصفح الويب على أي جهاز كمبيوتر، على خادم المستشفى الخاص أو في السحابة.

ويناسب المستشفى الواحد أو مجموعة المستشفيات. فيحتفظ كل فرع بفواتيره ومخزونه وأجنحته وترقيمه الخاص، بينما تُشارَك ملفات المرضى. ويمكن للفرع أيضًا تشغيل جزء من النظام فقط، مع إعدادات جاهزة لمستشفى متكامل أو عيادة أو مختبر تشخيصي أو مركز أشعة أو صيدلية.

من يستخدمه

التسجيل وملف المريض

يبدأ الاستقبال دائمًا بالبحث، برقم الملف الطبي أو الاسم أو الهاتف أو رقم الهوية الوطنية، حتى يحتفظ المريض العائد بالملف نفسه. وإذا كان الهاتف أو رقم الهوية موجودًا من قبل، تظهر الملفات المطابقة أثناء الكتابة. ويشمل التسجيل الجديد بيانات الهوية، وبيانات الاتصال، والتاريخ المرضي، وإذا كان المريض مشمولًا بتغطية، الشركة المتعاقدة ورقم العضوية.

يمكن تسجيل الحساسية حسب الدواء أو حسب الفصيلة الدوائية، مثل Penicillin أو NSAIDs. وعندها ينبّه النظام الطبيب والصيدلي إلى كل دواء من تلك الفصيلة. ويعرض ملف المريض الحساسية باللون الأحمر، ويضم كل زيارة ووصفة وتنويم ونتيجة مختبر وأشعة وفاتورة. وتحمل بطاقة الملف الطبي القابلة للطباعة باركودًا يمكن لأي قارئ إدخاله في خانة البحث.

العيادات الخارجية: المواعيد وأرقام الانتظار والطابور

تُنشئ جداول الأطباء فترات المواعيد، فيستطيع الاستقبال حجز وقت متاح ومعرفة فورًا ما إذا كان الطبيب في إجازة أو محجوزًا بالكامل. ويحصل المراجعون دون موعد على رقم انتظار مباشرة. وعند وصول المريض صاحب الموعد، يحصّل الاستقبال الرسوم ويطبع قسيمة رقم الانتظار؛ وتبدأ الأرقام من 1 كل يوم لكل طبيب.

تعرض لوحة الطابور المريض الذي يُخدم الآن عند كل طبيب، والمنتظرين، والمحجوزين، ويمكن للاستقبال إعادة ترتيب الطابور لحالة طارئة أو لمريض مسن. وتعرض شاشة بملء الشاشة على تلفزيون منطقة الانتظار الرقم الحالي والأرقام التالية لكل طبيب. ويضغط الأطباء «استدعاء التالي» في طابورهم الخاص فتُفتح شاشة الكشف.

الكشف والوصفات الطبية

يسجل الممرض العلامات الحيوية، ويُحسب BMI تلقائيًا. ويكتب الطبيب الشكوى والتاريخ المرضي ونتائج الفحص السريري، ويختار التشخيص وفق ICD-10، ويرى الزيارات السابقة وآخر وصفة ونتائج المختبر الأخيرة بجانب الملاحظات، مع ظهور القيم غير الطبيعية باللون الأحمر.

تُكتب الوصفة بالاسم العلمي أو الاسم التجاري أو الرمز، مع الجرعة وعدد المرات وطريقة الإعطاء وعدد الأيام؛ وتُحسب الكمية للصيدلية. ويظهر تنبيه أحمر بجانب أي دواء لدى المريض حساسية منه. وتنتقل فحوصات المختبر والأشعة المطلوبة هنا مباشرة إلى قوائم عمل المختبر والأشعة مع فواتيرها. وتسرّع القوالب وزر «تكرار» الحالات الشائعة، وتُطبع الوصفة على ورق A5.

الأجنحة والأسرّة والخروج

تعرض لوحة الأسرّة كل جناح وكل سرير بحالته: شاغر، أو مشغول، أو محجوز، أو قيد التنظيف، أو خارج الخدمة. وعند التنويم يُختار السرير والطبيب المعالج وسبب التنويم، وتُستلم دفعة مقدمة. ويضم ملف المريض المنوَّم ملاحظات الطبيب والتمريض، والعلامات الحيوية مع السوائل الداخلة والخارجة، وسجل إعطاء الأدوية، والفحوصات والأشعة، والفاتورة الجارية.

تُضاف رسوم السرير تلقائيًا عن كل منتصف ليل يقضيه المريض في السرير بسعر ذلك الجناح، وتحافظ التحويلات على فصل رسوم كل جناح. وعند الخروج يكتب الطبيب الملخص؛ ويُرفض الخروج ما دامت هناك مبالغ مستحقة ما لم يسمح أحد المعتمدين بالآجل، ويُعرض استرداد الدفعة المقدمة غير المستخدمة.

الصيدلية والمخزون

تظهر الوصفات القادمة من الكشف في الصيدلية مع تعليمات الطبيب، جاهزة للصرف. وتتولى الصيدلية أيضًا البيع عند الشباك والصرف للأجنحة، ويُحمَّل ذلك على فاتورة تنويم المريض. وتُختار التشغيلات الأقرب انتهاءً أولًا، ولا يُباع المخزون المنتهي الصلاحية أبدًا، ولا ينزل المخزون تحت الصفر أبدًا.

تُستلم المشتريات بالتشغيلة وتاريخ الصلاحية والكمية المجانية والتكلفة، ويُسجَّل المستحق للمورد فورًا. ويمكن تحويل المخزون بين المخازن، ويحتاج الإتلاف إلى اعتماد. وتعرض التنبيهات قائمة إعادة الطلب والتشغيلات التي تنتهي صلاحيتها خلال 30 أو 60 أو 90 أو 180 يومًا.

المختبر والأشعة

تنتقل طلبات المختبر من «للجمع» إلى «في المختبر» ثم «بانتظار الاعتماد» ثم «معتمد»، مع تقديم الطلبات العاجلة. ويؤدي جمع العينة إلى طباعة ملصق باركود. وتُقارن النتائج بالمعدلات الطبيعية حسب جنس المريض وعمره، وتُعلَّم بأنها منخفضة أو مرتفعة أو حرجة أو غير طبيعية، مع عرض القيمة السابقة للمقارنة.

تنبّه حجوزات الأشعة إلى التعارض على الجهاز نفسه. وتبدأ التقارير من قالب كل فحص، ويمكن إرفاق الصور أو ملفات PDF.

الفوترة وجهات التعاقد والتأمين

نادرًا ما تُنشأ الفواتير يدويًا: فرسوم الكشف والفحوصات والأدوية وأيام الإقامة والخدمات تُرحَّل إلى الفاتورة الصحيحة فور حدوثها. وتغطي فواتير الشباك الخدمات التي لا تحتاج إلى موعد. ويمكن الدفع والدفعات المقدمة نقدًا أو بالبطاقة أو بالتحويل البنكي أو عبر الإنترنت، وتحتاج الخصومات التي تتجاوز حد الدور إلى اعتماد، ولا يمكن أن يتجاوز المبلغ المسترد ما دُفع. وفي نهاية كل وردية، يعرض إغلاق الصندوق تحصيلات كل مستخدم حسب طريقة الدفع.

لكل شركة متعاقدة وشركة تأمين قائمة أسعارها ونسبة تغطيتها. وتُقسَّم كل رسوم مغطاة تلقائيًا إلى حصة جهة التعاقد وحصة المريض، وفي نهاية الشهر تُجمع حصص جهات التعاقد غير المطالَب بها في مطالبة واحدة، مع كشف مطبوع وإيصالات تسجل أي خصم.

الحسابات والتقارير

تُرحِّل كل رسوم ودفعة واسترداد وخصم وشراء وحركة مخزون ومطالبة قيدَها المزدوج المتوازن الخاص بها. ويضيف المحاسبون القيود والسندات اليدوية مع الاعتماد، ويطّلعون على دفتر الأستاذ العام، وميزان المراجعة، وقائمة الدخل، ودفتر اليومية، ودفتر النقدية والبنك، وأعمار ديون الموردين وجهات التعاقد.

تغطي التقارير التحصيل اليومي، والمرضى والإيرادات لكل طبيب، وزيارات العيادات الخارجية، ونسبة إشغال الأسرّة، ومبيعات الصيدلية ومخزونها، وحجم العمل في المختبر والأشعة، ومطالبات جهات التعاقد، وسجل الخصومات والمبالغ المستردة، ويمكن تصدير كل منها إلى Excel أو PDF، لفرع واحد أو لكل الفروع.

الأمان والنسخ الاحتياطي وسجل التدقيق

لكل مستخدم دور بصلاحيات لكل وحدة، ويُتحقق منها عند كل إجراء. ويجب أن تستوفي كلمات المرور حدًا أدنى من القواعد، وتُقفل الحسابات بعد تكرار إدخال كلمات مرور خاطئة، ويُسجَّل خروج المستخدمين غير النشطين. ويسجل سجل التدقيق كل تغيير واعتماد وتسجيل دخول مع القيم قبل التغيير وبعده، ويمكن إجراء النسخ الاحتياطي في أي وقت وجدولته يوميًا.

رحلة المريض من البداية إلى النهاية

يسجل الاستقبال المريض ويصدر له رقم انتظار. ويسجل الممرض العلامات الحيوية، ويشخّص الطبيب ويكتب الوصفة ويطلب الفحوصات. وتصرف الصيدلية الأدوية، ويعتمد المختبر والأشعة النتائج. وإذا لزم الأمر يُنوَّم المريض ويتلقى الرعاية في الجناح، ثم تُسدَّد الفاتورة ويخرج المريض. وتكون القيود المحاسبية قد رُحِّلت بالفعل في كل خطوة، وتُطالَب جهة التعاقد بحصتها شهريًا.