ہاسپٹل مینجمنٹ سسٹم: ریسیپشن سے ڈسچارج تک مکمل گائیڈ

ہسپتال کا کام ایک ہاتھ سے دوسرے ہاتھ منتقل ہونے پر چلتا ہے۔ ریسیپشن مریض کو نرس کے پاس بھیجتی ہے، نرس ڈاکٹر کے پاس، ڈاکٹر فارمیسی، لیب اور وارڈز کی طرف، اور ان میں سے ہر ایک چارجز شامل کرتا ہے جو بلنگ کو وصول کرنے اور اکاؤنٹس کو درج کرنے ہوتے ہیں۔ جب ہر شعبہ اپنا الگ رجسٹر رکھتا ہے تو تفصیلات بار بار ٹائپ ہوتی ہیں، نتائج گم ہو جاتے ہیں اور ڈسچارج کے وقت چارجز چھوٹ جاتے ہیں۔

ہمارا ہاسپٹل مینجمنٹ سسٹم ہر مریض کا ایک ریکارڈ، ریسیپشن سے ڈسچارج تک رکھتا ہے۔ یہ گائیڈ مکمل یوزر مینول کی بنیاد پر بتاتی ہے کہ یہ کیسے کام کرتا ہے۔

ہر مریض کا ایک ریکارڈ

مریض ایک بار رجسٹر ہوتا ہے اور اسے ایم آر نمبر (MR) یعنی میڈیکل ریکارڈ نمبر ملتا ہے۔ ہر وزٹ، نسخہ، ٹیسٹ، داخلہ اور بل اسی ریکارڈ سے منسلک ہوتا ہے، اس لیے کوئی بھی مجاز فرد پوری ہسٹری ایک جگہ دیکھ سکتا ہے۔ سسٹم کسی بھی کمپیوٹر کے ویب براؤزر میں چلتا ہے، ہسپتال کے اپنے سرور پر یا کلاؤڈ پر۔

یہ ایک ہسپتال کے لیے بھی کام کرتا ہے اور ہسپتالوں کے گروپ کے لیے بھی۔ ہر برانچ اپنے بل، اسٹاک، وارڈز اور نمبرنگ الگ رکھتی ہے، جبکہ مریضوں کا ریکارڈ مشترک ہوتا ہے۔ کوئی برانچ سسٹم کا صرف ایک حصہ بھی چلا سکتی ہے، اور مکمل ہسپتال، کلینک، ڈائیگناسٹک لیب، امیجنگ سینٹر یا فارمیسی کے لیے پہلے سے تیار سیٹنگز موجود ہیں۔

اسے کون استعمال کرتا ہے

رجسٹریشن اور مریض کا ریکارڈ

ریسیپشن ہمیشہ پہلے ایم آر نمبر، نام، فون یا قومی شناختی کارڈ نمبر سے تلاش کرتی ہے، تاکہ دوبارہ آنے والے مریض کا ریکارڈ وہی رہے۔ اگر فون یا شناختی نمبر پہلے سے موجود ہو تو ٹائپ کرتے ہوئے ہی ملتے جلتے ریکارڈز سامنے آ جاتے ہیں۔ نئی رجسٹریشن میں شناخت، رابطے کی تفصیلات، میڈیکل ہسٹری اور، اگر مریض کسی پینل کے تحت ہو، تو پینل کمپنی اور ممبر نمبر درج ہوتے ہیں۔

الرجی دوا کے حساب سے یا دواؤں کے گروپ کے حساب سے درج کی جا سکتی ہے، جیسے Penicillin یا NSAIDs۔ پھر سسٹم اس گروپ کی ہر دوا پر ڈاکٹر اور فارماسسٹ کو خبردار کرتا ہے۔ مریض کی پروفائل میں الرجی سرخ رنگ میں نظر آتی ہے اور اس میں ہر وزٹ، نسخہ، داخلہ، لیب اور ریڈیالوجی نتیجہ اور بل محفوظ ہوتا ہے۔ قابلِ پرنٹ ایم آر کارڈ پر بارکوڈ ہوتا ہے جسے کوئی بھی اسکینر سرچ باکس میں پڑھ سکتا ہے۔

او پی ڈی: اپائنٹمنٹس، ٹوکن اور قطار

ڈاکٹرز کے شیڈول سے اپائنٹمنٹ سلاٹس بنتے ہیں، اس لیے ریسیپشن خالی وقت بک کر سکتی ہے اور فوراً دیکھ سکتی ہے کہ کوئی ڈاکٹر چھٹی پر ہیں یا ان کی بکنگ مکمل ہے۔ بغیر اپائنٹمنٹ آنے والے مریضوں کو فوراً ٹوکن ملتا ہے۔ جب بک شدہ مریض پہنچتا ہے تو ریسیپشن فیس وصول کر کے ٹوکن سلپ پرنٹ کرتی ہے؛ ہر ڈاکٹر کے ٹوکن روزانہ 1 سے دوبارہ شروع ہوتے ہیں۔

قطار بورڈ ہر ڈاکٹر کے پاس اس وقت موجود، انتظار کرنے والے اور بک شدہ مریض دکھاتا ہے، اور ایمرجنسی یا بزرگ مریض کے لیے ریسیپشن قطار کی ترتیب بدل سکتی ہے۔ ویٹنگ ایریا کے ٹی وی پر پوری اسکرین کا ڈسپلے ہر ڈاکٹر کا موجودہ اور اگلا ٹوکن دکھاتا ہے۔ ڈاکٹرز اپنی قطار میں Call next دباتے ہیں اور معائنہ کھل جاتا ہے۔

معائنہ اور نسخے

نرس وائٹلز درج کرتے ہیں اور BMI خود بخود حساب ہو جاتا ہے۔ ڈاکٹر شکایات، ہسٹری اور معائنے کے نتائج لکھتے ہیں، ICD-10 تشخیص چنتے ہیں، اور نوٹس کے ساتھ ہی پچھلے وزٹس، آخری نسخہ اور حالیہ لیب نتائج دیکھتے ہیں، جن میں غیر معمولی ویلیوز سرخ رنگ میں ہوتی ہیں۔

نسخہ جنرک نام، برانڈ یا کوڈ سے لکھا جاتا ہے، خوراک، اوقات، دینے کا طریقہ اور دنوں کے ساتھ؛ فارمیسی کے لیے مقدار خود حساب ہو جاتی ہے۔ جس دوا سے مریض کو الرجی ہو اس کے ساتھ سرخ وارننگ آتی ہے۔ یہاں سے آرڈر کیے گئے لیب ٹیسٹ اور امیجنگ اپنے بلوں کے ساتھ سیدھے لیب اور ریڈیالوجی کی ورک لسٹ میں چلے جاتے ہیں۔ ٹیمپلیٹس اور Repeat عام کیسز کو تیز کرتے ہیں، اور نسخہ A5 پر پرنٹ ہوتا ہے۔

وارڈز، بیڈز اور ڈسچارج

بیڈ بورڈ ہر وارڈ اور بیڈ کو خالی، بھرا ہوا، ریزرو، صفائی میں یا ناقابلِ استعمال کے طور پر دکھاتا ہے۔ داخلے میں بیڈ، داخل کرنے والے ڈاکٹر اور وجہ چنی جاتی ہے، اور ایڈوانس ڈپازٹ لیا جاتا ہے۔ داخل مریض کے چارٹ میں ڈاکٹر اور نرسنگ نوٹس، انٹیک اور آؤٹ پٹ کے ساتھ وائٹلز، ادویات دینے کا ریکارڈ، ٹیسٹ اور امیجنگ، اور جاری بل ہوتا ہے۔

بیڈ پر گزرنے والی ہر آدھی رات کا چارج اس وارڈ کے ریٹ پر خود بخود شامل ہو جاتا ہے، اور ٹرانسفر کی صورت میں ہر وارڈ کے چارجز الگ رہتے ہیں۔ ڈسچارج پر ڈاکٹر سمری بھرتے ہیں؛ رقم واجب الادا ہو تو ڈسچارج نہیں ہوتا جب تک منظوری دینے والا ادھار کی اجازت نہ دے، اور استعمال نہ ہونے والا ایڈوانس ریفنڈ کے لیے پیش کیا جاتا ہے۔

فارمیسی اور اسٹاک

معائنے کے نسخے ڈاکٹر کی ہدایات کے ساتھ فارمیسی میں آ جاتے ہیں اور ادویات دینے کے لیے تیار ہوتے ہیں۔ فارمیسی کاؤنٹر سیل اور وارڈز کو ادویات کا اجرا بھی سنبھالتی ہے، جو مریض کے داخلے کے بل میں چارج ہوتا ہے۔ بیچ پہلے ایکسپائر ہونے والے کے حساب سے چنے جاتے ہیں، ایکسپائرڈ اسٹاک کبھی نہیں بکتا اور اسٹاک کبھی صفر سے کم نہیں ہوتا۔

خریداری بیچ، ایکسپائری، بونس مقدار اور لاگت کے ساتھ وصول ہوتی ہے، اور سپلائر کو قابلِ ادا رقم فوراً درج ہو جاتی ہے۔ اسٹاک اسٹورز کے درمیان ٹرانسفر کیا جا سکتا ہے، اور اسٹاک ختم کرنے (رائٹ آف) کے لیے منظوری چاہیے۔ الرٹس ری آرڈر فہرست اور 30، 60، 90 یا 180 دن میں ایکسپائر ہونے والے بیچ دکھاتے ہیں۔

لیبارٹری اور ریڈیالوجی

لیب آرڈرز To collect سے In lab، Awaiting verification اور Verified کی طرف بڑھتے ہیں، اور ارجنٹ آرڈرز سب سے پہلے آتے ہیں۔ سیمپل لیتے وقت بارکوڈ لیبل پرنٹ ہوتا ہے۔ نتائج مریض کی جنس اور عمر کے مطابق نارمل رینج سے چیک ہوتے ہیں اور کم، زیادہ، کریٹیکل یا غیر معمولی کے طور پر نشان زد ہوتے ہیں، موازنے کے لیے پچھلی ویلیو بھی ساتھ نظر آتی ہے۔

ریڈیالوجی بکنگ ایک ہی مشین پر ٹکراؤ کی وارننگ دیتی ہے۔ رپورٹس ہر اسٹڈی کے ٹیمپلیٹ سے شروع ہوتی ہیں، اور تصاویر یا PDF منسلک کی جا سکتی ہیں۔

بلنگ، پینلز اور انشورنس

بل شاذ و نادر ہی ہاتھ سے بنتے ہیں: کنسلٹیشن فیس، ٹیسٹ، ادویات، بیڈ کے دن اور سروسز جیسے ہی ہوتی ہیں درست بل میں پوسٹ ہو جاتی ہیں۔ کاؤنٹر بل اپائنٹمنٹ کے بغیر سروسز کے لیے ہوتے ہیں۔ ادائیگیاں اور ایڈوانس کیش، کارڈ، بینک یا آن لائن ٹرانسفر سے ہو سکتے ہیں، رول کی حد سے زیادہ ڈسکاؤنٹ کے لیے منظوری چاہیے، اور ریفنڈ کبھی ادا شدہ رقم سے زیادہ نہیں ہو سکتا۔ ہر شفٹ کے آخر میں کیش کلوزنگ ہر یوزر کی وصولی ادائیگی کے طریقے کے حساب سے دکھاتی ہے۔

پینل کمپنیوں اور انشورنس کمپنیوں میں سے ہر ایک کی اپنی ریٹ لسٹ اور کوریج کا فیصد ہوتا ہے۔ ہر کور شدہ چارج خود بخود پینل کے حصے اور مریض کے حصے میں تقسیم ہو جاتا ہے، اور مہینے کے آخر میں پینل کے غیر کلیم شدہ حصے ایک کلیم میں جمع ہو جاتے ہیں، پرنٹ شدہ اسٹیٹمنٹ اور ایسی رسیدوں کے ساتھ جن میں کوئی بھی کٹوتی درج ہوتی ہے۔

اکاؤنٹس اور رپورٹس

ہر چارج، ادائیگی، ریفنڈ، ڈسکاؤنٹ، خریداری، اسٹاک کی نقل و حرکت اور کلیم اپنی متوازن ڈبل انٹری جرنل خود پوسٹ کرتا ہے۔ اکاؤنٹنٹس منظوری کے ساتھ دستی واؤچرز درج کرتے ہیں، اور جنرل لیجر، ٹرائل بیلنس، انکم اسٹیٹمنٹ، ڈے بک، کیش اور بینک بک، اور سپلائر اور پینل ایجنگ دیکھتے ہیں۔

رپورٹس میں روزانہ وصولی، ڈاکٹر وار مریض اور آمدنی، او پی ڈی وزٹس، بیڈ آکیوپنسی، فارمیسی سیل اور اسٹاک، لیب اور ریڈیالوجی کا ورک لوڈ، پینل کلیمز اور ڈسکاؤنٹ اور ریفنڈ رجسٹر شامل ہیں، ہر ایک Excel یا PDF میں ایکسپورٹ کی جا سکتی ہے، ایک برانچ کے لیے یا تمام برانچوں کے لیے۔

سیکیورٹی، بیک اپ اور آڈٹ لاگ

ہر یوزر کا ایک رول ہوتا ہے جس میں ہر ماڈیول کے اختیارات ہوتے ہیں، اور ہر کام پر یہ اختیارات چیک ہوتے ہیں۔ پاس ورڈز کو کم از کم شرائط پوری کرنی ہوتی ہیں، بار بار غلط پاس ورڈ پر اکاؤنٹ لاک ہو جاتا ہے، اور غیر فعال یوزرز خود سائن آؤٹ ہو جاتے ہیں۔ آڈٹ لاگ ہر تبدیلی، منظوری اور سائن اِن کو پہلے اور بعد کی ویلیوز کے ساتھ ریکارڈ کرتا ہے، اور بیک اپ کسی بھی وقت لیا جا سکتا ہے اور روزانہ کے لیے شیڈول کیا جا سکتا ہے۔

مریض کا سفر، شروع سے آخر تک

ریسیپشن مریض کو رجسٹر کر کے ٹوکن جاری کرتی ہے۔ نرس وائٹلز درج کرتے ہیں، اور ڈاکٹر تشخیص کرتے ہیں، نسخہ لکھتے ہیں اور ٹیسٹ آرڈر کرتے ہیں۔ فارمیسی ادویات دیتی ہے، اور لیب اور ریڈیالوجی نتائج کی تصدیق کرتی ہیں۔ ضرورت ہو تو مریض داخل ہو کر وارڈ میں زیرِ علاج رہتا ہے، بل ادا ہوتا ہے اور مریض ڈسچارج ہو جاتا ہے۔ ہر مرحلے پر اکاؤنٹس پہلے ہی پوسٹ ہو چکے ہوتے ہیں، اور پینل کا حصہ ماہانہ کلیم کیا جاتا ہے۔