شرح المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية لدى ZATCA: ما تحتاج المنشآت السعودية إلى معرفته

تتولى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) إدارة برنامج الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية، المعروف باسم فاتورة (FATOORA). ويُطبَّق البرنامج على مرحلتين: غيّرت المرحلة الأولى طريقة إنشاء الفواتير، أما المرحلة الثانية فتغيّر طريقة مشاركتها مع الهيئة، وتتطلب ربطًا وتكاملًا فعليًا بين أنظمتك ومنصة الهيئة.

المرحلة الأولى مقابل المرحلة الثانية

من يلزمه الامتثال للمرحلة الثانية، ومتى؟

تطبّق الهيئة المرحلة الثانية على موجات متتالية. تستهدف كل موجة المكلفين الذين تجاوزت إيراداتهم الخاضعة للضريبة حدًا معينًا خلال فترة مرجعية، وتُخطر الهيئة المكلفين المختارين مسبقًا بموعد الربط النهائي الخاص بهم.

إذا تلقيت إشعارًا، فموعدك النهائي محدد. وإن لم تتلقَّ إشعارًا بعد، فمن الحكمة أن تستعد مع ذلك: فقد انخفضت الحدود موجة تلو الأخرى، مما أدخل مزيدًا من المنشآت ضمن النطاق.

الاعتماد والإبلاغ

تتعامل المرحلة الثانية مع نوعَي الفواتير الرئيسيين بشكل مختلف.

الفواتير الضريبية (B2B): الاعتماد

يجب إرسال الفاتورة الضريبية إلى الهيئة واعتمادها قبل مشاركتها مع المشتري. تتحقق الهيئة منها وتختمها وتعيد الفاتورة المعتمدة، وعندها فقط تُصدر إلى عميلك.

الفواتير الضريبية المبسطة (B2C): الإبلاغ

تُصدر الفاتورة الضريبية المبسطة للعميل فورًا، ثم يُبلَّغ عنها إلى الهيئة خلال 24 ساعة. ويحافظ ذلك على سرعة عمليات الدفع في متاجر التجزئة مع إتاحة الاطلاع للهيئة في الوقت نفسه.

وتتبع الإشعارات الدائنة والمدينة النموذج نفسه المتبع في الفاتورة المرتبطة بها.

المتطلبات التقنية بلغة مبسطة

يجب على الحل المتوافق مع المرحلة الثانية، من بين أمور أخرى:

• إنشاء XML بصيغة UBL 2.1. تُنشأ كل فاتورة وإشعار دائن وإشعار مدين بصيغة XML منظمة.
• حساب قيمة التجزئة (Hash) وتسلسل الفواتير. تتضمن كل فاتورة قيمة التجزئة للفاتورة السابقة، بحيث لا يمكن تعديل المستندات أو حذفها دون أن يُكتشف ذلك.
• تطبيق الختم التشفيري. تُوقَّع الفواتير باستخدام مفاتيح مرتبطة بالجهاز أو الوحدة التي أصدرتها.
• إنشاء رمز QR المطلوب. يمكن للمشترين وللهيئة استخدامه للتحقق من الفاتورة.
• تهيئة كل جهاز. تُسجَّل كل وحدة فوترة لدى الهيئة للحصول على معرّف الختم التشفيري (CSID)، باستخدام رمز مرور لمرة واحدة (OTP) من بوابة فاتورة (FATOORA).
• الربط مع واجهات API الخاصة بالهيئة. إرسال الفواتير لاعتمادها أو للإبلاغ عنها، والتعامل مع حالات الرفض والتحذيرات.

كيف تستعد: خطة عملية

1. تأكد من موعدك النهائي ونطاق التطبيق

راجع الإشعار الذي تلقيته، ثم أعدّ قائمة بكل نظام يُصدر فواتير: نظام ERP، ونقاط البيع (POS)، والتجارة الإلكترونية، والفروع، وأي إجراءات يدوية.

2. قيّم أنظمتك الحالية

حدد ما إذا كان كل نظام قابلًا للترقية، أو يحتاج إلى طبقة ربط، أو ينبغي استبداله. وفي معظم الحالات، تكون إضافة طبقة ربط إلى نظام ERP أو POS الحالي هي الطريق الأسرع.

3. التطوير والمطابقة

أنشئ ملفات XML وقيم التجزئة والأختام ورموز QR المتوافقة انطلاقًا من بيانات الفواتير الحالية لديك. وأولِ اهتمامًا خاصًا لأرقام تسجيل المشترين في ضريبة القيمة المضافة وعناوينهم وبيانات المنتجات، فهي أكثر أسباب الرفض شيوعًا.

4. التهيئة واجتياز فحوصات الامتثال

هيّئ أجهزتك في بيئة المحاكاة لدى الهيئة واجتز فحوصات الامتثال قبل طلب بيانات اعتماد بيئة الإنتاج.

5. أطلق النظام وراقب الأداء

انتقل إلى الاعتماد والإبلاغ الفعليين، وراقب حالات الرفض عن كثب خلال الأسابيع الأولى.

الأخطاء الشائعة

• نقص بيانات المشتري في فواتير B2B، مما يؤدي إلى رفض الاعتماد.
• إغفال بعض نقاط الفوترة، مثل فرع أو متجر إلكتروني أو إجراء يدوي لإصدار الإشعارات الدائنة.
• غياب خطة للتعامل مع الانقطاعات، لا سيما للفواتير الضريبية المبسطة التي يجب الإبلاغ عنها خلال 24 ساعة رغم ذلك.
• التعامل مع المشروع باعتباره مشروعًا تقنيًا فقط. إذ يحتاج موظفو المالية والمبيعات والفروع جميعًا إلى فهم الإجراء الجديد.

كيف يمكننا المساعدة

نجعل أنظمة ERP وPOS القائمة متوافقة مع المرحلة الثانية: من التقييم، وإنشاء XML ورموز QR، والختم التشفيري، وتهيئة الأجهزة، وفحوصات الامتثال، إلى دعم الإطلاق، مع نماذج فواتير باللغة العربية وثنائية اللغة.